Algemene voorwaarden ruimteverhuur

Algemeen

1.1 Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, reserveringen en overeenkomsten met betrekking tot de tijdelijke verhuur en het gebruik van ruimtes en bijbehorende faciliteiten van Interactie Academie B.V., gevestigd aan Geestersingel 55 te Alkmaar, hierna te noemen: “Interactie Academie”.
1.2 De organisatie die een ruimte reserveert of gebruikt wordt in deze algemene voorwaarden aangeduid als “huurder”.
1.3 Interactie Academie verhuurt haar ruimtes uitsluitend aan organisaties en zakelijke partijen. De ruimtes worden niet aan consumenten verhuurd.
1.4 Afwijkingen van deze algemene voorwaarden zijn alleen geldig wanneer deze schriftelijk of per e-mail tussen Interactie Academie en huurder zijn overeengekomen.
1.5 Indien afspraken in een offerte, reserveringsbevestiging of afzonderlijke overeenkomst afwijken van deze algemene voorwaarden, gaan de specifiek overeengekomen afspraken voor.

Reservering en overeenkomst

2.1 Een reservering is definitief nadat Interactie Academie deze schriftelijk of per e-mail heeft bevestigd.
2.2 Bij de reservering worden in ieder geval, voor zover van toepassing, afspraken gemaakt over de datum, de gebruikstijden, de betreffende ruimte(s), het huurtarief, het verwachte aantal aanwezigen en eventuele aanvullende faciliteiten of diensten.
2.3 Huurder is verantwoordelijk voor het verstrekken van juiste en volledige informatie over het voorgenomen gebruik van de ruimte.
2.4 De huurder mag de reservering niet zonder voorafgaande toestemming van Interactie Academie overdragen aan een andere organisatie of derde.

Tarieven en betaling

3.1 De voor de reservering geldende huurprijs wordt vooraf door Interactie Academie aan huurder gecommuniceerd.
3.2 Tenzij anders aangegeven zijn de genoemde bedragen exclusief btw.
3.3 Interactie Academie brengt de overeengekomen huur en eventuele aanvullende kosten per factuur in rekening.
3.4 Facturen dienen binnen 14 dagen na factuurdatum te worden voldaan, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.
3.5 Indien een factuur niet binnen de betalingstermijn wordt voldaan, kan Interactie Academie de huurder schriftelijk verzoeken de openstaande factuur alsnog te voldoen. Eventuele wettelijke handelsrente en redelijke buitengerechtelijke incassokosten kunnen vervolgens aan huurder in rekening worden gebracht.
3.6 Bij een bestaande betalingsachterstand kan Interactie Academie besluiten toekomstige reserveringen van de betreffende huurder niet te accepteren of reeds gemaakte toekomstige reserveringen op te schorten totdat openstaande bedragen zijn voldaan.

Annulering door huurder

4.1 Een annulering dient schriftelijk of per e-mail aan Interactie Academie te worden doorgegeven.
4.2 Bij annulering gelden de volgende kosten:
- meer dan 7 kalenderdagen vóór aanvang van de reservering: kosteloos;
- tussen 7 kalenderdagen en 48 uur vóór aanvang: 50% van de overeengekomen huurprijs;
- minder dan 48 uur vóór aanvang: 100% van de overeengekomen huurprijs.
4.3 Bij het niet verschijnen zonder voorafgaande annulering is de volledige overeengekomen huurprijs verschuldigd.
4.4 Indien mogelijk kan Interactie Academie naar eigen inzicht met huurder overeenkomen de reservering naar een andere datum te verplaatsen. Interactie Academie is niet verplicht een alternatieve datum aan te bieden.

Annulering door Interactie Academie

5.1 Interactie Academie kan een reservering annuleren wanneer sprake is van omstandigheden waardoor het redelijkerwijs niet mogelijk of verantwoord is de ruimte beschikbaar te stellen.
5.2 Hieronder vallen onder andere calamiteiten, technische storingen, schade aan het pand, veiligheidsproblemen, overheidsmaatregelen en andere omstandigheden waarop Interactie Academie redelijkerwijs geen invloed kan uitoefenen.
5.3 Interactie Academie zal in dat geval zo snel mogelijk contact opnemen met huurder en, waar mogelijk, een alternatieve datum of passende oplossing aanbieden.
5.4 Wanneer geen passend alternatief kan worden gevonden, vervalt de betalingsverplichting voor de geannuleerde verhuur. Reeds betaalde bedragen voor deze reservering worden terugbetaald.
5.5 Interactie Academie is in dergelijke gevallen niet aansprakelijk voor gevolgschade van huurder, zoals kosten voor personeel, sprekers, catering, vervoer of andere door huurder ingeschakelde derden, behoudens voor zover de schade het gevolg is van opzet of bewuste roekeloosheid van Interactie Academie.

Gebruik van de ruimte

6.1 De ruimte mag uitsluitend worden gebruikt voor het vooraf met Interactie Academie overeengekomen doel.
6.2 De huurder is verantwoordelijk voor het gedrag van alle personen die in verband met de reservering aanwezig zijn.
6.3 Huurder dient de aanwijzingen van medewerkers van Interactie Academie en eventuele aanwijzingen met betrekking tot veiligheid, het gebouw en de aanwezige faciliteiten op te volgen.
6.4 Het is niet toegestaan activiteiten te organiseren die:
- in strijd zijn met de wet;
- gevaar opleveren voor personen, het gebouw of de inventaris;
- onevenredige hinder of overlast veroorzaken voor andere gebruikers of omwonenden;
- niet overeenkomen met het vooraf aan Interactie Academie gemelde gebruik.
6.5 Het gebruik van versterkte muziek is niet toegestaan, tenzij Interactie Academie hiervoor vooraf uitdrukkelijk schriftelijke toestemming heeft verleend.
6.6 Huurder dient rekening te houden met andere organisaties en personen die gebruikmaken van het gebouw.
6.7 Zonder voorafgaande toestemming van Interactie Academie mogen geen wijzigingen aan de ruimte of inventaris worden aangebracht en mogen geen zaken aan muren, deuren, vloeren of overige onderdelen van het gebouw worden bevestigd.

Gebruikstijden

7.1 Interactie Academie hanteert geen algemene vaste openingstijden voor de verhuur. De gebruikstijden worden per reservering overeengekomen.
7.2 Huurder heeft uitsluitend gedurende de overeengekomen periode recht op gebruik van de gereserveerde ruimte.
7.3 Voorbereiding, opbouw en opruimen dienen binnen de overeengekomen gebruikstijd plaats te vinden, tenzij hierover vooraf andere afspraken zijn gemaakt.
7.4 Indien huurder de ruimte langer gebruikt dan overeengekomen, kan Interactie Academie hiervoor aanvullende kosten in rekening brengen.

Eten en drinken

8.1 Huurders mogen in overleg met Interactie Academie eigen eten en drinken meenemen.
8.2 Het meenemen of verzorgen van catering dient vooraf met Interactie Academie te worden afgestemd wanneer dit gevolgen kan hebben voor het gebruik van de ruimte of de faciliteiten.
8.3 Huurder is verantwoordelijk voor het opruimen van zelf meegebrachte etenswaren, dranken, verpakkingen en overige materialen.
8.4 Voor bijzondere vormen van catering, gebruik van keukenapparatuur of andere voorzieningen kan voorafgaande toestemming van Interactie Academie vereist zijn.

Inventaris en faciliteiten

9.1 Huurder mag gebruikmaken van de inventaris en faciliteiten die bij de reservering beschikbaar zijn gesteld.
9.2 Beschikbare voorzieningen, zoals een beamer, presentatiemiddelen en koffie- en theefaciliteiten, kunnen per ruimte of reservering verschillen.
9.3 Huurder dient zorgvuldig met de ruimte, inventaris en apparatuur om te gaan.
9.4 Eventuele gebreken of schade dienen zo spoedig mogelijk bij Interactie Academie te worden gemeld.
9.5 Huurder mag apparatuur, meubilair of andere eigendommen van Interactie Academie niet uit het gebouw verwijderen.

Schoonmaak en achterlaten van de ruimte

10.1 Reguliere schoonmaak na normaal gebruik is inbegrepen in de huurprijs, tenzij bij de reservering anders is aangegeven.
10.2 Huurder dient de ruimte na gebruik netjes achter te laten. Dit betekent in ieder geval dat:
- meegebrachte materialen worden meegenomen;
- afval op de daarvoor bestemde plaats wordt achtergelaten;
- gebruikte inventaris op een normale wijze wordt achtergelaten;
- ernstige vervuiling wordt voorkomen.
10.3 Wanneer als gevolg van het gebruik door huurder aanvullende of buitengewone schoonmaak noodzakelijk is, mag Interactie Academie de redelijk gemaakte extra schoonmaakkosten aan huurder doorberekenen.

Schade

11.1 Huurder is aansprakelijk voor schade aan de ruimte, inventaris of faciliteiten die tijdens de huurperiode door huurder, medewerkers, bezoekers, gasten of door huurder ingeschakelde derden wordt veroorzaakt, voor zover deze schade aan hen kan worden toegerekend.
11.2 Huurder dient geconstateerde schade direct aan Interactie Academie te melden.
11.3 Interactie Academie kan redelijke kosten voor herstel of vervanging van beschadigde zaken bij huurder in rekening brengen.
11.4 Normale slijtage als gevolg van normaal gebruik wordt niet als schade beschouwd.

Eigendommen van huurder en bezoekers

12.1 Huurder en bezoekers zijn zelf verantwoordelijk voor hun persoonlijke eigendommen en meegebrachte materialen.
12.2 Interactie Academie is niet aansprakelijk voor verlies, diefstal of beschadiging van eigendommen van huurder of bezoekers, tenzij de schade het rechtstreekse gevolg is van opzet of bewuste roekeloosheid van Interactie Academie.
12.3 Achtergelaten voorwerpen kunnen gedurende een redelijke termijn door Interactie Academie worden bewaard. Interactie Academie is niet verplicht achtergelaten voorwerpen op te sturen.

Aansprakelijkheid

13.1 Interactie Academie draagt zorg voor een redelijkerwijs veilige en bruikbare ruimte.
13.2 Interactie Academie is niet aansprakelijk voor schade die ontstaat door onjuist of onoordeelkundig gebruik van de ruimte, inventaris of faciliteiten door huurder of diens bezoekers.
13.3 Interactie Academie is niet aansprakelijk voor indirecte schade of gevolgschade, waaronder begrepen gederfde omzet, gederfde winst, gemiste zakelijke kansen of schade als gevolg van het niet kunnen doorgaan van een activiteit, tenzij sprake is van opzet of bewuste roekeloosheid van Interactie Academie.
13.4 Voor zover Interactie Academie aansprakelijk is voor schade, is de aansprakelijkheid beperkt tot het bedrag dat in het betreffende geval door de aansprakelijkheidsverzekering van Interactie Academie wordt uitgekeerd, vermeerderd met het toepasselijke eigen risico. Indien om welke reden dan ook geen verzekeringsuitkering plaatsvindt, is de aansprakelijkheid beperkt tot maximaal het bedrag dat voor de betreffende reservering aan Interactie Academie verschuldigd is, voor zover een dergelijke beperking wettelijk is toegestaan.
13.5 Niets in deze voorwaarden beperkt aansprakelijkheid voor zover beperking of uitsluiting daarvan op grond van dwingend recht niet is toegestaan.

Veiligheid en calamiteiten

14.1 Huurder en aanwezigen dienen zich te houden aan de geldende veiligheidsvoorschriften en instructies in het gebouw.
14.2 Vluchtroutes, nooduitgangen en brandblusvoorzieningen moeten te allen tijde vrij toegankelijk blijven.
14.3 Het maximaal toegestane aantal personen in een ruimte mag niet worden overschreden.
14.4 In geval van een calamiteit dienen aanwijzingen van Interactie Academie, hulpdiensten of andere bevoegde personen onmiddellijk te worden opgevolgd.

Toegang en afsluiten

15.1 De wijze waarop huurder toegang krijgt tot de ruimte wordt voorafgaand aan de reservering met huurder afgestemd.
15.2 Indien huurder een sleutel, toegangscode of ander toegangsmiddel ontvangt, mag deze uitsluitend worden gebruikt voor de betreffende reservering en niet aan onbevoegde derden worden verstrekt.
15.3 Indien huurder verantwoordelijk is voor het afsluiten van de locatie, dient huurder de daarvoor verstrekte instructies te volgen.
15.4 Kosten die ontstaan door verlies of onzorgvuldig gebruik van sleutels of andere toegangsmiddelen kunnen aan huurder worden doorberekend.

Overmacht

16.1 Interactie Academie is niet gehouden tot nakoming van verplichtingen indien nakoming tijdelijk of blijvend onmogelijk is door omstandigheden die redelijkerwijs buiten de invloedssfeer van Interactie Academie liggen.
16.2 Onder overmacht kunnen onder andere worden verstaan brand, extreme weersomstandigheden, stroom- of watervoorzieningsstoringen, ernstige technische storingen, overheidsmaatregelen en andere onvoorziene omstandigheden waardoor verantwoord gebruik van de ruimte niet mogelijk is.
16.3 Partijen zullen in een dergelijke situatie in overleg proberen tot een redelijke oplossing te komen.

Klachten

17.1 Klachten over de ruimte of dienstverlening dienen zo spoedig mogelijk bij Interactie Academie te worden gemeld, zodat Interactie Academie indien mogelijk tijdens de huurperiode een oplossing kan bieden.
17.2 Klachten die pas na afloop worden geconstateerd, dienen binnen een redelijke termijn schriftelijk of per e-mail aan Interactie Academie te worden gemeld.
17.3 Het indienen van een klacht schort de betalingsverplichting van huurder niet automatisch op.

Algemene voorwaarden

18.1 Deze algemene voorwaarden worden vóór of bij het aangaan van de overeenkomst aan huurder beschikbaar gesteld.
18.2 Interactie Academie kan deze algemene voorwaarden wijzigen. Op een reservering is in beginsel de versie van toepassing die gold op het moment waarop de reservering tot stand kwam.
18.3 Indien een bepaling uit deze algemene voorwaarden nietig of vernietigbaar blijkt te zijn, blijven de overige bepalingen van kracht. Partijen zullen de betreffende bepaling waar nodig vervangen door een geldige bepaling die zoveel mogelijk aansluit bij het oorspronkelijke doel daarvan.

Toepasselijk recht en geschillen

19.1 Op alle overeenkomsten tussen Interactie Academie en huurder is Nederlands recht van toepassing.
19.2 Partijen proberen eventuele geschillen in eerste instantie in onderling overleg op te lossen.
19.3 Indien dit niet tot een oplossing leidt, wordt het geschil voorgelegd aan de volgens de Nederlandse wet bevoegde rechter.